Как повысить продуктивность деятельности
- Создано 25.02.2014 11:12
- Просмотров: 2431
ПЛАНИРУЙТЕ СВОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ
Прежде всего, желательно ввести в привычку планирование рабочего дня, сделать это ежедневным ритуалом. Как это влияет на продуктивность работы?
Во-первых, это упрощает запоминание. Вы удержите внимание как на важных, так и второстепенных делах, достаточно будет заглянуть в блокнот или ежедневник.
Во-вторых, планирование рабочего времени устанавливает приоритеты. Знать, в каком порядке надо действовать, очень важно.
Ну и в-третьих, когда мы планируем свое время, времени становится больше – это одно из основных правил высокой продуктивности.
БЕЗ ПРОМЕДЛЕНИЯ
Чем раньше вы начнете действовать, тем лучше. Настроение и тон всего вашего дня задаются в первые несколько его часов.
ПОЛУЧАЙТЕ УДОВОЛЬСТВИЕ ОТ ТОГО, ЧТО ДЕЛАЕТЕ
Как банально бы это не звучало, но это факт – высокая продуктивность деятельности зависит от того, с каким настроением вы подходите к выполнению задач. Делать то, что тебе нравится – самый основной секрет продуктивной работы!
ЯСНОСТЬ ЦЕЛИ
Во время работы полезно четко и ясно видеть и понимать каждый свой последующий шаг. И также четко представлять конечный итог ваших трудов.
ОТДЫХАЙТЕ
Продуктивность деятельности будет выше, если периодически вы будете находить время на отдых. Здесь речь идет как о коротких перерывах в течение рабочего дня, так и о выходных (многие берут работу на дом) и периоде отпуска.
Отдых, чередующийся с работой, дает бодрость, энтузиазм, позволяет нам снова и снова возвращаться к работе посвежевшими и с зарядом новой энергии.
Высыпайтесь! Недосыпание и нехватка сна ведет к неадекватному восприятию реальности и понижает эффективность деятельности.
НЕ ОТВЛЕКАЙТЕСЬ НА МЕЛОЧИ
Раз уж вы занялись делом, позаботьтесь свести возможные отвлекающие моменты к минимуму. Это значит: никаких внешних раздражителей и ни каких перерывов в работе по пустякам (я не имею ввиду необходимые перерывы, о которых было раньше). Если вы будете курить через каждые полчаса, каждый час проверять электронную почту, отвечать на телефонные звонки и при этом еще общаться в чате - это плохо скажется на продуктивности вашей деятельности.
ДЕЛИТЕ РАБОТУ НА ЭТАПЫ
Продуктивная деятельность во многом зависит от сроков, которые вы отводите тому или иному делу. На выполнение конкретной работы следует отводить определенный промежуток времени, ставьте себе мини-цели. Можете даже поставить таймер, ограничив себя лимитом времени.
Причиной снижения продуктивности может быть одновременная занятость несколькими делами. Сосредоточьтесь на чем-то одном.
ВАМ ПОМОЖЕТ МУЗЫКА
«Музыка воодушевляет, способствует полету воображения, снабжает душу крыльями, музыка придает жизнь и веселье всему существующему, она побуждает нас красноречиво мыслить …» Платон
Некоторым людям помогают собраться звуки музыки. И действует музыка на всех по-разному. В любом случае не сложно проверить – мешает ли вам музыка во время работы или помогает.
НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК
Обратите внимание на свое рабочее место. Захламленный рабочий стол не способствует продуктивной работе, он только отвлекает и раздражает своей нагроможденностью.
ДЕЛУ ВРЕМЯ
Необходимо учитывать момент, что у каждого человека есть пик активности – это то время, когда вы может сделать свою работу с меньшей потерей энергии и наиболее качественно. Вы даже можете не знать, какой период дня для вас наиболее продуктивен. Чтобы определить эти часы (максимально продуктивные именно для вас) пробуйте работать в разное время.
Также бывают дни, когда вдохновение накрывает с головой! Важно пользоваться моментом и делать в такие дни как можно больше.
Еще несколько уроков тайм-менеджмента
… от первого русскоязычного портала о финансах. Тихо, мирненько и спокойно шагаем к результату.
УРОК 1. ПЛАНИРУЙТЕ СВОЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить более часа рабочего времени. В то же время имейте в виду, что план — это не закон, а всего лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления: клиент иногда опаздывает, совещание — затягивается, цифры в отчете — не складываются… Чтобы потом не метаться между запланированным и авральным, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% своего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел. Если же такие дела не появятся, возьмитесь за решение задачи на перспективу или займитесь чем-либо для собственного развития.
УРОК 2. ГЛАВНОЕ ВНИМАНИЕ - ГЛАВНЫМ ВЕЩАМ! После того как список запланированных дел составлен, необходимо расставить приоритеты. Для этого научитесь делить свои ежедневные задачи на четыре категории: важные и срочные; важные и несрочные; неважные и срочные; неважные и несрочные. Начинать рабочий день, разумеется, нужно с выполнения задач важных и срочных. К ним, к примеру, могут относиться встречи с клиентами, составление отчета, подготовка к конференции и т. п. в зависимости от специфики деятельности. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, осознание того, что важнейшее сделано, придаст вам ощущение успеха.
УРОК 3. ФОРМИРУЙТЕ РАБОЧИЕ БЛОКИ, в которые вы будете включать схожие по характеру задачи. Например, в первой половине дня вы работаете с клиентами, после обеда - с документами и, наконец, вечером беретесь за блок «рутинных» дел, не требующих сверхконцентрации: телефонные обзвоны, ответы на письма респондентов и т. д. Ведь всякое переключение внимания с одной категории дел на другую требует затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения».
УРОК 4. ОРИЕНТИРУЙТЕСЬ НА ДОСТИЖЕНИЕ СОБСТВЕННЫХ ЦЕЛЕЙ. Постановка жизненных целей - целая наука, об этом написаны тома. Но даже если вы еще не успели расписать предстоящую жизнь на этапы и задачи, то наверняка знаете, чего хотите от данной компании в ближайшие несколько лет. Так вот, выполняя те или иные дела (особенно затратные), задавайте себе вопрос: «Насколько это приближает меня к цели?» или «А зачем вообще это делать?». Такие самокритичные вопросы помогают выяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
УРОК 5. УСТАНАВЛИВАЙТЕ РЕГЛАМЕНТ. Вместо того чтобы говорить себе (или своим подчиненным): «Надо закончить отчет как можно быстрее» или «Переговоры не должны затягиваться надолго» - более четко формулируйте задачи: «Отчет следует сдать в пятницу» или «Встреча должна длиться не более часа».
